Электронные акты сверок с контрагентамиСтатья - Контент-издательство WebTexts

Электронные акты сверок с контрагентами

Казалось бы, что сложного — распечатать акты сверки с контрагентами, разослать и дождаться подтверждения расчетов. А как это происходит на самом деле? Законодательство обязывает нас проводить инвентаризацию обязательств перед составлением годовой отчетности и в ряде других случаев. Кроме того, сейчас стало хорошим тоном делать это и при закрытии этапов работ или расчетов по договору. Это даже для средней организации сотни, а то и тысячи актов сверок в год. Их нужно распечатать в двух, а то и трех экземплярах, согласовать с менеджерами, бухгалтерией и руководством, отвезти лично или отправить по почте, а потом ждать ответа и, не исключено, поторапливать контрагентов по телефону. А если при сверке возникнут разногласия? Поднять первичные документы, найти расхождения, исправить, заново обменяться актами… Долго и трудоемко.

В результате, потратив столько времени и сил, можем ли мы сказать, что все сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, отраженные в нашей отчетности, проверены и документально подтверждены? Знаем ли мы, сколько актов согласовано, сколько получено разногласий с контрагентами, да и просто — где сейчас находятся акты по конкретным организациям, скажем, двухлетней давности? Вряд ли. А зачастую к этому добавляются недобросовестность, отпуска и увольнения сотрудников, медленная работа почты и курьеров, беспорядок в архиве и плохая организация хранения документов на рабочих местах. Получается полная неразбериха.

Между тем, свои расчеты с бюджетом мы уже привыкли сверять через Интернет, например, при помощи системы электронного документооборота СБиС++. Нам уже и в голову не приходит распечатывать бланки, заполнять их, подписывать, выстаивать очереди к налоговым инспекторам или на почту. Сверка происходит «между делом». А ведь количество сверок с юридическими лицами несравнимо выше, чем с контролирующими органами. Так почему бы нам не использовать этот же проверенный, хорошо отлаженный механизм и для организации сверки расчетов с контрагентами?

Безбумажные акты сверок СБиС++ отправляет контрагентам мгновенно, а для получения ответного документа из любой географической точки требуется всего несколько минут. И уж конечно не нужно тратить деньги на распечатку, почтовые и курьерские услуги. В электронном виде происходит согласование документов и внутри организации. СБиС++ сам пройдет по нужному маршруту и соберет подписи. Более того, система электронного документооборота СБиС++ всегда сообщит, где ваш акт задержался внутри организации, отправлен ли он контрагенту, получен ли ответ, есть ли разногласия. За один день можно отправить, получить и обработать сотни документов. Быстрее и проще? Несомненно.

Все акты сверок, заверенные ЭЦП, теперь будут храниться в электронном виде в едином реестре. Со СБиС++ не важно, кто начал сверку - менеджер или бухгалтер, вы или ваш контрагент. И бухгалтер, и менеджер, и руководитель будут видеть всегда одну и ту же информацию. Никаких потерь данных, никаких документов-дублеров — только актуальные сведения о состоянии взаиморасчетов. Акты сверок в СБиС++ не затеряются в потоке другой корреспонденции, найти нужные документы очень просто. И конечно, СБиС++ не позволит вам пропустить входящий акт или задержку ответа от контрагента. А на возникшие при сверке разногласия СБиС++ сам обратит внимание бухгалтерии и менеджера. Теперь вы на самом деле контролируете ситуацию, и результаты ваших сверок в полном порядке.

Думаете, электронные акты будут выглядеть по-другому и придется к этому долго привыкать? В СБиС++ они точно такие же, как на бумаге. И даже сведения о том, кто и когда подписал документ электронной цифровой подписью, отображаются наглядно.

Все еще сомневаетесь, вдруг «без бумажки» сверка не будет действительна? Согласно закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996 первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. А с момента принятия закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи» электронный документ, подписанный ЭЦП, которая заменяет подпись и печать на бумаге, абсолютно равнозначен бумажному. Его в случае необходимости даже можно предоставлять в суд.

Так стоит ли продолжать сверяться с контрагентами на бумаге или делать это с использованием системы электронного документооборота СБиС++, а освободившееся время потратить с большей пользой? Ответ очевиден. Ну, а послать письма или встретиться с поставщиками и покупателями лично можно и по более приятным поводам — чтобы обсудить новые перспективы развития бизнеса или просто поздравить с праздником.

Статьи в разделе