Электронные акты сверок с контрагентами
Казалось бы, что сложного — распечатать акты сверки с контрагентами, разослать и дождаться подтверждения расчетов. А как это происходит на самом деле? Законодательство обязывает нас проводить инвентаризацию обязательств перед составлением годовой отчетности и в ряде других случаев. Кроме того, сейчас стало хорошим тоном делать это и при закрытии этапов работ или расчетов по договору. Это даже для средней организации сотни, а то и тысячи актов сверок в год. Их нужно распечатать в двух, а то и трех экземплярах, согласовать с менеджерами, бухгалтерией и руководством, отвезти лично или отправить по почте, а потом ждать ответа и, не исключено, поторапливать контрагентов по телефону. А если при сверке возникнут разногласия? Поднять первичные документы, найти расхождения, исправить, заново обменяться актами… Долго и трудоемко.
В результате, потратив столько времени и сил, можем ли мы сказать, что все сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, отраженные в нашей отчетности, проверены и документально подтверждены? Знаем ли мы, сколько актов согласовано, сколько получено разногласий с контрагентами, да и просто — где сейчас находятся акты по конкретным организациям, скажем, двухлетней давности? Вряд ли. А зачастую к этому добавляются недобросовестность, отпуска и увольнения сотрудников, медленная работа почты и курьеров, беспорядок в архиве и плохая организация хранения документов на рабочих местах. Получается полная неразбериха.
Между тем, свои расчеты с бюджетом мы уже привыкли сверять через Интернет, например, при помощи системы электронного документооборота СБиС++. Нам уже и в голову не приходит распечатывать бланки, заполнять их, подписывать, выстаивать очереди к налоговым инспекторам или на почту. Сверка происходит «между делом». А ведь количество сверок с юридическими лицами несравнимо выше, чем с контролирующими органами. Так почему бы нам не использовать этот же проверенный, хорошо отлаженный механизм и для организации сверки расчетов с контрагентами?
Безбумажные акты сверок СБиС++ отправляет контрагентам мгновенно, а для получения ответного документа из любой географической точки требуется всего несколько минут. И уж конечно не нужно тратить деньги на распечатку, почтовые и курьерские услуги. В электронном виде происходит согласование документов и внутри организации. СБиС++ сам пройдет по нужному маршруту и соберет подписи. Более того, система электронного документооборота СБиС++ всегда сообщит, где ваш акт задержался внутри организации, отправлен ли он контрагенту, получен ли ответ, есть ли разногласия. За один день можно отправить, получить и обработать сотни документов. Быстрее и проще? Несомненно.
Все акты сверок, заверенные ЭЦП, теперь будут храниться в электронном виде в едином реестре. Со СБиС++ не важно, кто начал сверку - менеджер или бухгалтер, вы или ваш контрагент. И бухгалтер, и менеджер, и руководитель будут видеть всегда одну и ту же информацию. Никаких потерь данных, никаких документов-дублеров — только актуальные сведения о состоянии взаиморасчетов. Акты сверок в СБиС++ не затеряются в потоке другой корреспонденции, найти нужные документы очень просто. И конечно, СБиС++ не позволит вам пропустить входящий акт или задержку ответа от контрагента. А на возникшие при сверке разногласия СБиС++ сам обратит внимание бухгалтерии и менеджера. Теперь вы на самом деле контролируете ситуацию, и результаты ваших сверок в полном порядке.
Думаете, электронные акты будут выглядеть по-другому и придется к этому долго привыкать? В СБиС++ они точно такие же, как на бумаге. И даже сведения о том, кто и когда подписал документ электронной цифровой подписью, отображаются наглядно.
Все еще сомневаетесь, вдруг «без бумажки» сверка не будет действительна? Согласно закону «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996 первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. А с момента принятия закона № 1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи» электронный документ, подписанный ЭЦП, которая заменяет подпись и печать на бумаге, абсолютно равнозначен бумажному. Его в случае необходимости даже можно предоставлять в суд.
Так стоит ли продолжать сверяться с контрагентами на бумаге или делать это с использованием системы электронного документооборота СБиС++, а освободившееся время потратить с большей пользой? Ответ очевиден. Ну, а послать письма или встретиться с поставщиками и покупателями лично можно и по более приятным поводам — чтобы обсудить новые перспективы развития бизнеса или просто поздравить с праздником.
|
Использование новейших компьютерных программ - как с толком проводить досуг и быть лучшим в бизнесе
Прочитав данную статью, вы узнаете о том, как интересно проводить свободное время и быть успешным в карьере при помощи новейших программных продуктов. Вы также узнаете о самых лучших на данный момент антивирусных программах. |
Создание аудио треков с помощью компьютера у себя дома - что следует знать новоиспеченному ди-джею
Из данной статьи вы сможете узнать о том, что следует помнить новоиспеченному звукорежиссеру в процессе создания музыкальных произведений при помощи компьютера на дому. Вы также узнаете о новых музыкальных редакторах. |
HP продемонстрирует «печать будущего» на выставке drupa 2012
Киев, 19 апреля 2012 – На выставке drupa 2012 (3-16 мая, Дюссельдорф, Германия) HP представит экспозицию под названием “Print your future” (Печать будущего), демонстрирующую новый портфель решений цифровой печати, решений по управлению рабочим процессом, ресурсов для развития бизнеса и возможности финансирования, одним словом – все, что необходимо поставщикам услуг печати для увеличения прибыли и роста.
|
Все преимущества современных ноутбуков перед простыми компьютерами и их приобретение в интернете
Сейчас ноутбуки стали намного доступнее, чем раньше. В этой статье подробно описаны основные преимущества ноутбуков перед простыми компьютерами. Также мы расскажем вам, почему сегодня покупать их лучше в интернете. |
Все основные преимущества планшетов перед стандартными персональными компьютерами
С каждым днем все больше людей персональным компьютерам и ноутбукам предпочитают планшеты. В этой статье описаны все основные преимущества планшетов перед обычными офисными и домашними персональными компьютерами и ноутбуками. |
|
|
|
 | Добавить |
| Тэги |
| Новые авторы |
| Рассылки |
| Партнеры |
|
